Wer ist nicht schon einmal von seinem Steuerberater ermahnt worden, dass die eigenen Rechnungen ein fortlaufendes System haben müssen, Rechnungsnummern nur einmal vergeben werden dürfen. So weit – so richtig. Nur steht nirgends geschrieben, dass das verwendete System lückenlos sein muss!

Sie haben ein Recht auf Lücke!

Schon das Bundesfinanzministerium hat vor einiger Zeit klargestellt, dass es bei Rechnungsnummern vor allem darum geht, dass es keine Doppler geben darf. Nun hat auch das Finanzgericht Köln in einem aktuellen Urteil klargestellt, dass Selbstständige nicht verpflichtet sind,  lückenlos fortlaufende Rechnungsnummern zu vergeben. Dies gilt zumindest dann, wenn sie ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Finanzamt darf nicht immer schätzen

Verwendet ein Unternehmer keine lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummern, darf das Finanzamt nicht allein deswegen einen Sicherheitszuschlag zum Gewinn hinzuschätzen. Dafür müssen noch andere Anhaltspunkte für nicht oder falsch erfasste Einnahmen vorliegen – etwa fehlende Rechnungen, ungeklärte Posten auf dem Girokonto oder unvollständige Buchungsunterlagen.

Der Kläger, ein Veranstaltungsunternehmen, hatte in seinen elektronischen Rechnungen ausschließlich Buchungsnummern verwendet, die computergesteuert durch eine Kombination aus Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum erzeugt wurden. Damit wurde jede Buchungsnummer zwar nur einmalig vergeben, diese bauten aber nicht numerisch aufeinander auf. Das Finanzamt kam bei einer Betriebsprüfung zu dem Schluss, dass hierin ein schwerwiegender Mangel der Buchführung des Klägers vorliege. Die Folge: ein „Unsicherheitszuschlag“ auf den Gewinn und damit verbunden eine drohende Steuernachzahlung.

Das Finanzgericht verwarf die Hinzuschätzung nun, wies aber zugleich auf andere Gerichtsentscheidungen hin, in denen Lücken in der Nummernfolge zu einem geschätzten Zuschlag zum Gewinn geführt hatten. Die Richter ließen daher die Revision zum Bundesfinanzhof zu.

So ordnen Sie Ihre Rechnungsnummern

Wenn Sie Ihre Rechnungen selbst verwalten, müssen Sie die Nummern zuordnen. Beachten Sie dabei folgende Punkte:

• Die Rechnungsnummer muss einmalig sein, darf also nicht doppelt vergeben werden.
• Die Nummerierung sollte sich aus einem nachvollziehbaren System ergeben.
• Sie können Zahlen und Buchstaben verwenden.
• Die Rechnungsnummer darf mehrere Zahlenreihungen enthalten.